Miten otan omat tiedostot tehokkaaseen hallintaan Google Driven pilvessä?

Tiedostojen hallinta on kaikille PC:n käyttäjille tullut vaihtelevalla tavalla tutuksi asiaksi. Tiedostoja voi etsiä, lajitella ja esikatsella monin eri tavoin. Google Drive, joka toimii lähes kaikissa erilaisissa tietokoneissa, tableteissa ja älypuhelimissa tarjoaa nykyisin yhä paremmat tavat hallita tietoja pilvessä tutun Windowsin tiedostohallinnan sijaan.

Tässä muutamia vinkkejä, joilla löydät etsimäsi tiedostot Google Drivesta:

Kuten Windowsissa, yksi selkeimpiä tapoja hallita eri tyyppisiä asiakokonaisuuksia on käyttää kansioita. Kun luot uusia tekstejä, laskentataulukoita, esityksiä tai piirroksia G Suitessa (entinen Google for Work ) aineistot tallentuvat Google Driveen automaattisesti. Pilvessä oleviin Google Drive kansioihin voit ladata omalta tietokoneeltasi tai puhelimestasi myös mitä tahansa muita tiedostoja - videoita, valokuvia, tietokantoja - mitä ikinä laitteestasi löytyy.

Hauska ja hyödyllinen piirre on mahdollisuus värittää Google Drive kansioita. Jos värityksen tekee järjestelmällisesti, silmä havaitsee nopeasti vaikkapa taloustiedot ja valokuvakokoelmat jo pelkän kansion värin perusteella. Käytettävissä on 24 eri värivaihtoehtoa.

Päinvastoin kuin mitä nopeasti voisi kuvitella, tiedostojen siirto Google Drivessa onnistuu selainikkunassa yhtä helposti tai jopa joustavammin kuin PC:n työpöydällä. Tiedostoja voi poimia kuten Windowsin tai Macin tiedostonhallinnassa ja siirtää kerralla isoissa erissä työpöydältä haluttuun kansioon. Kansioita pystyy myös siirtämään kansioiden sisään, jolloin tietoihin saa luotua monimutkaisiakin hierarkkisia näkymiä.

Kaikkia tietoja ei aina jaksa eikä ehdi välttämättä järjestellä kansioihin. Google Driven parhaita puolia onkin hakutoiminto, josta Google tunnetaan lajinsa ykkösenä. Yksinkertaisimmillaan oikea tiedosto löytyy heti avainsanalla, mutta jos lähellä oikeaa olevia tiedostoja tulee paljon, kannattaa käyttää haussa eri suodattimia. Suodatinten avulla voit rajata haun tiedostotyypin ja ajankohdan perusteella. Tiimi- ja yrityskäytössä tietojen hakua voi suunnata myös sen perusteella, kuka on asiakirjan luonut tai kenen kanssa se on jaettu.

Driven edistyneet hakutoiminnot

  • Sitaattimerkkejä käyttämällä rajaat haun “tarkasti nämä sanat sisältäviin” asiakirjoihin.
  • OR -ehdolla haku hakee kaikki asiakirjat joissa on joku sanoista: kirja OR pöytäkirja
  • Miinus merkillä suljet hausta pois sanat, joita tuloksessa ei saa näkyä. Esimerkiksi: herne -resepti
  • Drivessa tiedostoja voi tähdittää. Tähditetyt tiedostot löytyvät kun kirjoitat hakuun is:starred

 

Piilotetut metasanat aineiston haun avuksi

 

Kuvaus-kenttä löytyy kun valitset tiedoston ja avaat
kynäsymbolilla kentän, johon "piilotat" lisää haussa
löytyviä termejä.
Jos edellä kuvattujen temppujen avulla esimerkiksi kuvakokoelma tai tuhannet tekstisivut eivät löydy halutulla tavalla, ehdotan Drive-tiedostoihin liittyvän Kuvaus-kentän hyödyntämistä. Siihen voi kirjoittaa ja kehittää oman kunkin tiedoston taustalla olevan luokitussysteemin avainsanoineen ja koodeineen. Google indeksoi kuvaustiedot ja haku etsii myös näiden kuvaussanojen avulla kaipaamiasi tiedostoja. Ominaisuus on kätevä silloin, kun haluaa ryhmitellä asiakirjoja usealla eri ominaisuudella, kuvauksissa ja hakutoiminnossa voi vapaasti käyttää termejä joita itse tekstissä ei esiinny.

Android-puhelimessa Driven hakutoimintojen eräs hauskimpia piirteitä on puhehaku. Androidin puheentunnistus on kehittynyt nopeasti ja ääneen kysymällä Drive-tiedostoista etsii nopeasti ne oikeat asiakirjat isostakin tiedostojoukosta. Haku toimii myös PC:ssä, jos koneessa on mikrofoni ja käytät Chrome-selainta.