Seuraa ajankäyttöäsi - toimi viisaammin

Tiedätkö mihin aikasi menee? Jos aikasi ei riitä kaikkeen mihin sen mielestäsi pitäisi, ajankäytön asiantuntijat suosittelevat ajankäyttösi analysointia. Kun tiedät mihin aikasi menee, voit miettiä keinoja, mihin se todella riittää ja voisitko käyttää sen mielekkäämmin. Uudet pilvipohjaiset palvelut ja älypuhelinten appsit tekevät ajankäytön seurannasta helpompaa kuin koskaan sekä yksilö- että tiimitasolla.

Frederick W. Taylor,  "kellokallejen isä"

Ajatuksen tehokkaammasta ajankäytöstä ja ajankäytön seurannasta levitti yritysmaailmaan jo 1910-luvulla Frederick Winslow Taylor, joka kehitti tieteellisenä liikkeenjohtona eli taylorismina tunnetun opin. Hänen mukaansa työn suorittamista piti seurata tarkasti ja tältä pohjalta kehittää parempia työtapoja. Digitaalisessa nanosekuntien maailmassa taylorismin perusajatus on läpäissyt koko yhteiskunnan ja kuuluu myös modernin tuotantotalouden työkalupakkiin.

Maailma on täynnä kelloja. Kello löytyy älypuhelimesta, tietokoneesta, toimiston seinältä, ranteestasi, television uutiskanavalta - vaikka mistä. Kellon ja muistiinpanojen avulla oman ajankäytön seuranta muuttuu mututiedosta mitatuksi tiedoksi luulojen sijaan. Web-selaimella tai älypuhelimella tietojen keruu omasta tai työryhmän ajankäytöstä ja aineiston analysointi käy vielä helpommin.

Yksi suosituimmista ajankäytön seurannan pilvityökaluista on Togglwww.toggl.com . Sovelluksesta on maksuton versio sekä Android että iOS laitteille. Työvaiheiden ja työvaiheiden sitominen eri projekteihin ja kuluvan ajan seuranta luonnistuu sovelluksella huippunopeasti muutamalla klikkauksella sen jälkeen kun olet kirjannut työvaiheen tai projekti on kerran sovellukseen. Sovelluksen rekisteröinti käy myös nopeasti esimerkiksi Google-tilin omistajalta.

Oman käyttökokeiluni perusteella sovellus on vakuuttavan tasoinen väline kaiken ajankäytön taltiointiin ja analyysiin. Togglin käyttöliittymä on englanniksi, joka voi joissakin yhteyksissä olla rajoittava tekijä. Ohjelmisto näyttää amerikkalaiselta, mutta kiinnostavaa kyllä sen kehittäjäyhtiö on virolainen Toggl OÜ.

RescueTime on toinen maksuton vaihtoehto ajankäytön seurantaan, se asennetaan tietokoneelle ja kerää tietoja automaattisesti siitä, mitä verkkopalveluja ja työvälineitä käytät tietokoneellasi. Ohjelma paljastaa halutessasi mielenkiintoisia piirteitä myös vapaa-ajastasi, kuten montako tuntia käytät kuukaudessa vaikkapa Facebookin tai YouTuben videoiden parissa. Hyviä muita vaihtoehtoja älypuhelimeen löytyy Google Play storesta esimerkiksi hakusanoilla “time tracker”. Vaihtoehdoista ei ole pulaa.

Työajan seurantaan on runsaasti myös kotimaisia vaihtoehtoja, monet ovat kuitenkin hintavia kun vaihtoehtona pienempiin tarpeisiin on maksuton mobiili- ja pilvisovellus. Työterveyslaitos, Suomen Ekonomit ry ja IBM tutkivat parhaillaan asiantuntijoiden työajan käyttöä hankkeessa, jossa seurantavälineenä käytetään kotimaista Aikani-mobiilisovellusta. Sen voi ladata maksutta AppStoresta ja Google Playsta.

Timothy Ferrisin kirjasta "Neljän tunnin työviikko" on tullut jo klassikko. Se on hyvä muistutus siitä, että työaikaan voi suhtautua muutenkin kuin Dolly Parton elokuvasta tunnetulla “Nine to Five” menetelmällä.

Kun olet saanut selville, mikä on ajankäyttösi nyt ja miten parhaiten voisit käyttää sen toisin, valittavana on monia teitä ajan järjestelyyn, tekniikoita kuten Pomodoro. 

Moni on havainnut tulokselliseksi hyvin perinteisen työn rytmittämisen eli tehokkaiden taukojen pitäminen samalla tavoin kuin aikoinaan teit koulussa. Viisikymmentä minuuttia työskentelyä, 10 - 15 minuutin tauko, jatkat reilulla työrupeamalla. Näin esimerkiksi MIT:n opiskelijoita kannustetaan toimimaan. 

Puhelimessasi ja tietokoneessasi on myös ajastin ja sen hälytystoiminto, jolla pystyt muistuttamaan itseäsi, että pysyt uudessa tehokkaammassa ja mielekkäämmässä työajassa.