Yksinkertainen on tuottavaa - mutta varaudu kustannuksiin

Digitalisaatio on päivän mantra, joka sisältää lupauksen tehokkaammasta yrityksestä, tehokkaammasta yhteiskunnasta. Viime kädessä se on kuitenkin vain väline, sarja tekniikoita organisaatioiden prosessien tehostamiseen ja laadun nostamiseen.

Lähes itsestäänselvyys, mutta kuitenkin usein unohdettu tosiasia: Liiketoimintaprosessien jatkuva kehittäminen kuuluu yrityksen perustehtäviin, jos se aikoo pysyä hengissä. Kehityskohteiden valinta on joskus helppoa, kun näkee että työt todella "mättävät" ja vaativat uudelleen ajattelua. Useimmiten kuitenkin käy niin, että totumme hankaliin prosesseihin.

"Mehän olemme aina tehneet näin. Kun tämä kerran toimii, niin ei sitä kannata alkaa muuttamaan." Molemmat väitteet ja ajattelumallit ovat yleisiä, eivätkä huomioi sitä, että työt voisivat edetä joutuisammin, jos työnkulun vakiintuneita käytäntöjä kyseenalaistettaisiin.

Johtuuko kiireestä, huomaamattomuudesta vai mistä inhimillisestä piirteestä, mutta yritysten liiketoimintaprosessit tuppaavat muovautumaan lähes itsestään monimutkaisiksi, tuhlaaviksi ja jäykiksi - jos niihin ei kiinnitetä huomiota ja tehdä korjausliikkeitä. Usein näitä korjaavia toimia on syytä tehdä toistuvasti. Monimutkaisuuden pitäisi olla sietämätöntä!

Valmistusmenetelmät ja käytettävä tekniikka ovat tekijöitä, jotka itsessään voivat tehdä prosesseista monimutkaisia.

Uusi tietotekniikka ja älykkäät tuotantolaitteistot ovat tuoneet kuitenkin merkittävää uutta potentiaalia prosessien virtaviivaistamiseen ja joustavaan muunteluun. Tämä potentiaali: robotiikka, älykkäät työstökoneet, logistinen optimointi sisältää myös mahdollisuuden liiketoiminnan nopeampaan uudelleen ohjaukseen. Nopeasti uudistettavissa olevat liiketoimintaprosessit antavat yritykselle näin suuremman strategisen joustavuuden vastata liiketoimintaympäristön muutoksiin.

ICT on luonut sekä ennen näkemättömän paineen että mahdollisuudet prosessien älykkääseen yksinkertaistamiseen ja tehostamiseen. Teollisissa prosesseissa puhutaankin nyt kaiken verkottamisesta pitkissä toimitus- ja palveluketjuissa, jotka ylittävät eri yritysorganisaatioiden rajat. Asioiden Internet, teollinen internet, teollisuus 4.0 kuvaavat uutta pitkien integroitujen liiketoimintaprosessien maailmaa.

Pilvilaskenta, tietovarastoinnin kehitys ja lukemattomat mobiiliratkaisut ovat tuoneet runsaasti uusia  mahdollisuuksia uudistaa ennen niin jäykkiä liiketoimintaprosesseja. Niistä voidaan tehdä modulaarisempia ja kustannustehokkaampia.

Yksinkertainen on vaikeaa ja kallista

Tuo edellä todettu on lupaus tehokkaammasta yrityksestä, joka kustannustehokkaiden tuotanto- ja palveluprosessien avulla pysyy kilpailukykyisenä. Kolikon toinen puoli on, että yksinkertaisten ja samalla laadukkaiden prosessien synnyttäminen ei ole mikään helppo juttu.

  • Mihin kustannustekijöihin kannattaa puuttua ja miten? Jotta prosesseja voi lähteä kehittämään, on ymmärrettävä ja selvitettävä koko joukko asioita. Tämä analyysi ja kartoitus vie onnistuakseen oman aikansa ja vaatii asiantuntemusta. 
  • Pikaiset "pikkuparannukset" prosessissa voivat usein vain lisätä monimutkaisuutta ja toimia laastarina, josta on apua vain hetken. 
  • Perusselvityksen jälkeen itse uuden toimintaprosessin, mahdollisesti vaadittavan kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu vie lisää johdon ja asiantuntijoiden aikaa.
  • Toteutusvaiheessa uusi työnjako, prosessiin osallistuvien kouluttaminen, prosessin sisäänajo, vanhan järjestelmän romuttaminen ja uuden vaatimat investoinnit. Kustannuksia siis syntyy useassa vaiheessa. Prosessin aito uudistaminen voi olla hyvinkin kallista siinä kuin uuden tuotteenkin kehittäminen. Hyvää saa harvoin ilmaiseksi.

Inhimillistä on lisäksi, että vakiintuneiden prosessien muuttaminen herättää myös vastustamista ja helposti toiminnan järkiperäistäminen muuttuukin sitten yrityksen aidoksi muutosjohtamisen hankkeeksi.

Prosessien yksinkertaistaminen ja laadun nostaminen paremmilla toimintaketjuilla kyllä sitten yleensä palkitaan yrityksen kohentuneena kilpailuetuna.