Yrityksen kuvapankki pystyyn nopeasti ja pienin kustannuksin

Maailmassa ei ole koskaan valokuvattu niin paljon kuin nyt. Kuvatulvaa myös hyödynnetään ja kuvia tarvitaan liiketoiminnassa enemmän kuin koskaan. Kuvien jakelu ja hallinta on kuitenkin monessa yrityksessä retuperällä. Ihan turhaan, voi sanoa.

Uudet pilvipohjaiset ratkaisut tekevät yrityksen kuvapankin perustamisesta ja hallinnoimisesta etenkin pienessä mittakaavassa helpon ratkaisun. Otan esimerkkinä Google Apps for Work -palvelun mahdollisuudet.

Metasanoja kirjaamalla kuvien yhteyteen kuva-aineistosta tulee
helposti löydettävää Drivessä. Kuvauskenttä metasanoihin avautuu oikeasta
reunasta "kynää" napauttamalla Kuvaus-kentän kohdalla.
Googlen pilvipalveluun kuuluu 30 Gt maksutonta tallennustilaa Drivessä käyttäjää kohti ja pienellä lisämaksulla levytilaa saa pilvestä vaikka kuinka. Yrityksen julkinen tai sisäinen kuvapankki vaatii usein vain muutamia satoja megatavuja tai muutaman gigatavun levytilaa. Näin kuville löytyy edullista tallennustilaa riittävästi.

Kuvatiedostoihin voi lisätä metasanoja sekä tiedostonhallintanäkymässä
että kuvien esikatselussa Google Drivessä.
Google Driveen kuvapankin perustaa nopeasti luomalla jakelua varten muutaman tarkoituksenmukaisesti nimetyn kansion, joihin lataa jaeltavan kuva-aineiston. Kuvia sisältävien kansioiden käyttö- ja lukuoikeudet ovat monipuolisesti hallittavissa Drivessä. Kansiot voivat olla vain lukuoikeuksin, osalle käyttäjistä myös latausoikeuksin ohjattuja. Driven perusominaisuuksiin kuuluu sama kuin Windowsissa, eli ladattuja kuvia voi katsoa tiedostonimilistoina tai sitten esikatselukuvina. Drivessä olevia aineistoja voi hallita sekä Windowsin työpöydällä että selaimessa hiirellä ohjaamalla, mikä helpottaa isompien aineistolatausten hallintaa.

Toinen isompi tekijä, joka tekee Drivestä tehokkaan kuvapankin, ovat kuvien hallintaan liittyvät metasanatoiminnot ja Googlen monipuoliset hakutoiminnot. Kuvapankin ylläpitäjä tai ylläpitäjät pystyvät vaivattomasti liittämään kuviin kuvaavia hakusanoja, joiden avulla oikeat kuvat löytyvät sekunnissa tai vähän nopeamminkin. Googlettamalla verkosta löytyy kohtuullisen hyviä ohjeita etenkin englanniksi metasanojen ja Driven käytön opetteluun. Drivessä voi käyttää myös hyvin monitasoisia hakuja, joihin ohjeet löytyvät tosin vain englanniksi.  Haussa voi esimerkiksi sulkea pois osan ei-halutuista kuvista - (miinus) merkillä.

Kuva-aineistojen hallintaan liittyviin kysymyksiin, järjestelmiin, tukeen ja käyttöönottoon on luonnollisesti saatavissa myös maksullista apua. Jos Drive ei riitä oman yrityksen digitaalisen aineiston jakeluratkaisuksi, on olemassa vaativaan käyttöön tarkoitettuja julkaisusovelluksia ja myös Googlen tekniikkaan perustuvia erillisiä kokonaisratkaisuja. Näistä aiheista ja palveluista voi kysyä esimerkiksi blogin kirjoittajan yrityksestä Hypermedia Oy:stä.

--
Mitä tarkoittavat metasanat ja metatieto? Metatieto (metadata, liitännäistieto, kuvailutieto) on tietoa tiedosta eli kuvailevaa ja määrittävää tietoa jostakin tietovarannosta tai sisältöyksiköstä.