Vähän paperia, paljon langatonta älyä

Paperiton toimisto on utopia, jota on tavoiteltu vuosikymmeniä. Vähäpaperinen toimisto on sen sijaan realismia, johon toivoisi kaikkien yritysten heräävän.

Paperi keksittiin Kiinassa vuoden 105 paikkeilla ja se on osoittautunut hämmästyttävän monipuoliseksi ja pitkäikäiseksi keksinnöksi. Digitalisaation myötä sen käyttö on kuitenkin selvästi laskussa, ehkä voidaan puhua jo auringonlaskun alueesta varsinkin toimistopaperien osalta. Uudet näyttötekniikat, tabletit ja älypuhelimet korvaavat yhä selvemmin merkittävää osaa paperin tehtävistä.

Muutama nopea vinkki, jos haluat vähentää yrityksesi "paperisotaa" ja sen myötä tehostaa työn tuottavuutta:
  • Monista uusista tulostimista saa kaksipuoleisia tulosteita samalla vaivalla kuin yksipuolisiakin. Tällä toiminnolla vähennät radikaalisti silppuriin jossakin vaiheessa joutuvia tulostepinoja.
  • Paperitulosteita tarvitsee vähemmän ja työn tuottavuus todistetusti nousee, jos jokaisella paljon päätetyötä tekevällä on mahdollisuus käyttää kahta tai useampaa näyttöä. Kakkos- ja kolmosnäyttö korvaavat usein paperikonseptin tarpeen päätetyössä. Vaihtoehto kahdelle näytölle on jaettu iso näyttö - kuten 32 tuumainen 4K-näyttö, jossa on tarkkuutta neljä kertaa Full HD:ta enemmän. 
  • Siirrä asiakirjat pilveen ja käytä niitä kaikkialta langattomasti tabletilla ja älypuhelimella, jos et ole työpöytäsi ääressä. Tarvitsetko aidosti paperitulosteita kun 3G ja 4G-verkot toimivat lähes kaikkialla ja laitteiden offline-toiminnot ovat hyvin helppoja käyttää silloin, kun mikään verkko ei pelitä. Oletko perehtynyt Microsoft Officen tai Google Apps for Work pilviratkaisuihin?
  • Tallenna tiedot digitaalimuotoon heti kun tilanne on päällä. Lippusista ja lappusista pääsee eroon lähes tilanteessa kun tilanteessa hyödyntämällä älypuhelinten ja tablettien helppokäyttöisyyttä. 
  • Lähes mikä tahansa tiedonkeruu ja tiedonhakutoiminto pystytään rakentamaan nykyisin yrityskohtaiseksi sovellukseksi. Entisten paperilappuihin perustuvien tallenteiden tilalle saa pienin kustannuksin työtä ja tietohallintoa tehostavan sovelluksen, jossa tiedot tallennetaan luotettavasti älypuhelinta tai tablettia hyödyntäen siellä, missä tiedot syntyvät.
  •  Ketju, jossa tietoa tallennetaan ensin paperille ja sitten siirretään toisessa vaiheessa tietojärjestelmään, on yleensä huomattavan tehotonta. Jokaisessa digitalisaatiohankkeessa kannattaa tavoitella mahdollisimman saumatonta sähköistä työnkulkua.
  • Yrityskohtaisessa sovelluksessa älypuhelimen tai tabletin käyttöliittymän valikot ja toiminnot voidaan muokata sellaisiksi, että tietojen tallennus onnistuu helposti hankalassakin paikassa - tapahtui tiedonkeruu sitten sähkötolpassa, pannuhuoneessa tai vaikka sateisessa metsässä. Pidemmässä dokumentaatiossa jopa koneellinen tekstin tuotanto sujuu puhumalla. Puheesta tekstiksi toiminto pelaa Android-laitteissa niin puhelimissa kuin tableteissa yllättävän hyvin ihan suomenkielellä. Puheen puhtaaksikirjoitus on varsin virheetöntä.
  • Jopa pitkiä dokumentteja on nykyisin mielekästä lukea näytöltä. Esimerkiksi useissa kunnissa päätöksentekijöille on hankittu tablet-laitteet asiakirjojen hallinnan tehostamiseen. Ammattikirjallisuudesta suuri osa on nykyisin ladattavissa erilaisiin mobiililaitteisiin, joista mainittakoon myös ePaper-tekniikkaa hyödyntävät lukulaitteet kuten Amazonin Kindle.
Olemme Hypermedia Oy:ssä jo pitkään toimittaneet asiakkaillemme erilaisia selainpohjaisia työkaluja, joilla viestintä ja moni muu yrityksen toiminto virtaviivaistuu.

Näppäimistöäkään ei välttämättä enää tarvita. Esimerkiksi Android-laitteissa
suomenkielistä tekstiä pystyy tuottamaan varsin nopeasti puhelimelle sanelemalla.
Älypuhelinten ja -tablettien puheentunnistus ja muunto tekstiksi on hämmästyttävän
hyvällä tasolla.
Me teemme Hypermedia Oy:ssä avaimet käteen -periaatteella yrityksen tarpeiden mukaisia helppokäyttöisiä tiedonkeruun sovelluksia. Näissä sovelluksissa yrityksen huolto pystyy iPad-laitteella tai Android-puhelimella tallettamaan esimerkiksi huoltotapahtuman työtiedot, tunnit, materiaalit ja muut kustannukset sekä kirjaamaan myös tapahtumaan liittyvät matkakulut. Mobiililaitteesta tieto siirtyy vaivattomasti yrityksen taustajärjestelmiin kuten laskutukseen ja kirjanpitoon. Laskutustiedot ovat useimmissa tapauksissa lähes reaaliaikaisesti valmiit kun huoltotapahtuma on päättynyt.

Toisena esimerkkinä "paperittomasta langattomuudesta" on myynnin tarpeisiin suunniteltu tarjoustyökalu. Apple-laitteissa kuten iPhonessa ja iPadissa toimivalla sovelluksella myyjä pystyy laatimaan "oikein lasketun" ja tyylikkään näköisen tarjouksen vaikka heti asiakkaan tiloissa. Asiakas saa tarjouksen liitteineen sähköpostiinsa saman tien.

Silloin kun tuollaisesta työtapahtumasta tarvitaan paperikopio, se onnistuu kätevästi PDF-printin avulla tai Google-pilvitulostimella suoraan älypuhelimesta. Blogin kirjoittajalta saat lisätietoja näistä sovelluksista ja kehityspalveluista.