Tuotetiedon sisällönhallinta tehostaa sähköistä kaupankäyntiä

Tuotetiedon sisällönhallinnasta on hyötyä sekä tuotteita
valmistavissa että niitä myyvissä yrityksissä.
Sähköisen kaupankäynnin voimakas kasvu lisää kehittyneiden tuotetiedon sisällönhallinnan työkalujen tarvetta. Mistä asiassa on kyse?

Product Content Management, PCM on tuotetiedon sisällönhallintaa kuvaava kansainvälinen termi. Kymmenen vuotta sitten käsite oli vielä pidempi, asiaa kuvattiin termillä PCDM (Product Content and Data Management). Tuotetiedon sisällönhallinta laajentaa tai jatkaa siitä, mihin yrityksen verkkokauppa tai tuoteluettelon julkaisujärjestelmä lopettaa. Kehittynyt PCM-ratkaisu on osa yrityksen julkaistavan tuotetiedon hallintajärjestelmää (PIM). Product Information Management (PIM) konseptin perusteista edellisessä blogikirjoituksessa.

Eräiden arvioiden mukaan yli puolessa tuotteita valmistavissa yrityksissä on tilanne, jossa julkaistavat tuotetiedot ovat hajallaan 4 - 10 eri järjestelmässä. Osa tiedoista on verkkosivuilla, osa taloushallinnon järjestelmässä, osa markkinointiosaston MS Office asiakirjoissa kuten Word ja Excel-muotoisina, osa tuotekehityksen hallitsemassa PDM-ohjelmistossa. Vastaava hajanainen tilanne on vähittäis- ja tukkukaupan kohdalla noin 40 prosentissa yrityksistä. Miten tilanne on teidän yrityksessänne?

PCM-ratkaisu kokoaa kaikki tuotetiedot yhteen paikkaan ja yksittäisen tuotteen tiedot yhteen - useimmissa tapauksissa usealla eri välilehdellä näkyvään käyttöliittymään. Osa tuotetiedoista saattaa olla PCM-järjestelmässä ulkoisina objekteina kuten videotallenteina, mutta ne on etsittävissä ja haettavissa käyttöön nopeasti metadatan ja hyperlinkityksen ansiosta.

PCM-sovellus sisältää yleensä aina oman tuotetietojen editointi- eli käsittelytilan, jossa samasta tuotteesta voidaan poimia tietoja eri medioihin. Siinä on useimmiten myös tuonti- ja vientitoiminnot, joilla tuotemassaan liittyviä aineistoja saa nopeasti hallintaan. Tausta- ja rinnakkaisjärjestelmistä riippuen osa päivitystoiminnoista järjestelmien välillä voidaan tahdistaa automaattisesti tapahtuviksi.

Mitä hyötyä PCM-ratkaisusta on yritykselle?
  • Sisällöt yhtenäistyvät eri kanavissa ja medioissa kun julkaisusäännöt on keskitetty yhteen järjestelmään. Tuotetietojen pirstoutuminen eri tietojärjestelmiin ja eri puolille yritystä sekä tästä pirstoutumisesta johtuvat ongelmat vähenevät oleellisesti, mikä säästää merkittävästi työaikaa.
  • Tieto on virheettömämpää ja tarkempaa. PCM-järjestelmässä tietoa käsitellään "rakenteellisemmin", mikä useimmissa tapauksissa jo itsessään varmistaa, että tarvittavat tuotetiedot tulee kirjattua oikein eri medioiden käyttöä varten. Tuotetiedon keskusvarastona toimiva järjestelmä kertoo myös ylläpitäjille nopeasti päivämäärä ja muutoshistorian hallinnan ansiosta, ovatko tuotteen tiedot edelleen päteviä ja voimassaolevia.
  • Oikeat tiedostomuodot ja -esitystapa eri käyttötarkoituksiin. Tuotetiedon sisällönhallintajärjestelmässä voidaan valvoa tietojen esitystavan ja käytettävien tiedostomuotojen oikeellisuutta. Yrityksestä lähtee ilmoitusmateriaalia varten painotuotteisiin aina oikea vektorimuotoinen logo eikä rasterikuvaa logosta, joka taas on tarkoitettu web-käyttöön. 
Tuotteisiin liittyvän valmiin esite- ja kuva-aineiston hallintaa varten kehittyneessä PCM-ratkaisussa on joko itsessään tai pitkälle integroituna digitaalinen aineistopankki. Näin lähes kaikki markkinoinnin ja myynnin tarvitsema aineisto on aina ajantasalla PCM-järjestelmän ansiosta. Markkinoilla on erillisiä valmiita lähinnä suuryritysten käyttöön suunniteltuja PCM / PIM -työkaluja.

Blogin kirjoittajan edustaman Hypermedia Oy:n PCM / PIM ratkaisumalli on suunniteltu modulaarisesti pk-yritysten, lähinnä teknologiateollisuuden ja teknisen tukkukaupan tarpeiden pohjalta. Ratkaisumallissa käyttöönotettavat PCM / PIM sovellukset mitoitetaan täydentämään yrityksen olemassa olevaa sähköisen kaupankäynnin ja digitaalisen markkinoinnin järjestelmäkokonaisuutta.