Ota yritystapahtuman järjestelyt tehokkaasti omiin käsiin

Tapahtumien langat ovat järjestäjän käsissä PC:n ääressä, tabletissa ja
älypuhelimessa Invite-portaalin tapahtumahallinnan sovelluksella.

Tapahtumien markkinointia ja järjestämistä voi tehdä monenlaisin työkaluin. Yksi monipuolisimmista web-alustoista isompien asiakastapahtuminen markkinointiin on Drupal-julkaisujärjestelmä. Blogin kirjoittajan yritys on toimittanut useammankin "Invite" -nimellä kulkevan Drupal-alustan myös tapahtumien markkinointitarkoituksiin. Nyt olemme tapahtumien ja koulutustilaisuuksien järjestäjien iloksi laajentaneet web-ratkaisua Event management -ominaisuuksilla, jotka helpottavat taustalla tehtävää tapahtuman järjestelytyötä.

Hankalasti luettavien Excel-listojen ja lappusten tilalle kokousten ja muiden yritystapahtumien järjestelyistä vastaava ammattilainen saa käyttöönsä helppokäyttöisen suomenkielisen työkalun, jossa kaikki tilaisuuksien tiedot ja aikataulut pysyvät järjestyksessä. Invite Event sovelluksen avulla järjestäjä organisoi asiat nopeasti ja pystyy myös vaikka tabletilla tai älypuhelimellaan seuraamaan, kuka vastaa mistäkin tapahtuman osasta ja mihin mennessä eri työvaiheet on hoidettu, jotta tilaisuus onnistuu.

Invite-portaalin tapahtumanhallinnan työkalu antaa tapahtuman järjestäjälle työkalun, jolla järjestäjä pitää kaikki langat käsissään, oli kyseessä sitten yrityksen suunnittelupalaveri tai iso kansainvälinen konferenssi. Sovellus yhdistää Drupal-julkaisualustan ja Applen tytäryhtiön Filemaker-ohjelmistotekniikan saumattomaksi tapahtumamarkkinoinnin työkaluksi.

Toimitamme ratkaisua myös tapahtumien suunnittelusta ja johdosta vastaaville myös erillissovelluksena, joka toimii PC:ssä, Macissa, iPhonessa ja iPadissa sekä Web Direct -sovelluksena kaikissa Android-laitteissa. Sovellus on edullinen Apps, joka ei vaadi Filemaker-lisenssiä. Työryhmäkäyttöön on Invite Event -sovelluksesta on saatavilla Filemaker Server -pohjainen palvelinversio.

Yhdistämällä sovellus Invite-portaaliin saadaan tapahtumaan ilmoittautuneiden tiedot siirtymään automaattisesti tapahtumahallinnan sovellukseen ja yrityksen muihin rekistereihin. Näitä voivat olla esimerkiksi asiakasrekisteri tai sähköpostimarkkinoinnin järjestelmät kuten Mailchimp. Invite-portaalissa tehtäviin tapahtumaan liittyviin ilmoittautumisiin voidaan liittää myös tilaus- ja suoramaksutapahtumat. Käytettäessä portaalia tilaisuuksien palvelumyyntiin kuten lippujen myyntiin, majoittumisiin ja ruokailuihin, voidaan asiakkaille tarjota haluttaessa kaikkia yleisiä verkkomaksutapoja.

Yritystapahtuman suunnitteluun muutama vinkki

Yritystapahtumia on joka lähtöön. Lähes kaikissa tapauksissa uusi digitaalinen tekniikka ja sovelukset antavat lisää mahdollisuuksia parantaa tilaisuuden onnistumismahdollisuuksia:
  • Perusta tapahtumalle oma verkkosivu tai verkkosivusto, jolla pystyt tehokkaasti esittelemään tulossa olevaa kokousta, teemapäivää tai konferenssia.
  • Kerää verkkolomakkeella ennakkoon tietoja osallistujien mieltymyksistä ja toiveista kuten ruokailuista ja kuljetuksista.
  • Kommunikoi tehokkaasti - lähetä ilmoittautumisvahvistukset ja väliaikamuistutuksia tapahtuman lähestyessä.
  • Kerää palautetta mahdollisimman tuoreeltaan joko tapahtuman aikana tai välittömästi tapahtuman jälkeen.  Verkkolomake on yksi keino, mutta palaute voidaan kerätä myös haastattelutekniikalla. Isoissa tapahtumissa palautetta voidaan mitata epäsuoraan sosiaalisessa ja muussa mediassa näkyvänä julkisuutena ja sen luokitteluna.
  • Tapahtuman sisältö, sisällön kiinnostavuus ja positiivinen tunnelma sekä sopivuus yrityksen tavoitteisiin ovat koko homman pihvi tai sielu. Tilaisuuden suunnittelu kannattaa aloittaa tapahtuman tavoitellusta tuloksesta, tulokseen vievästä sisällöstä ja sisällön "tarjoilusta".Sen jälkeen yksityiskohtien hoitaminen kunnialla pitää vieraat tyytyväisinä.
  • Tilaisuuden alkusuunnittelussa moni on havainnut hyväksi eri Mindmap eli miellekarttaohjelmistot, joilla tapahtuman ideat saa jäsennettyä ja hallintaan ennen päätöksentekoa.
  • Tapahtumamarkkinoinnin suunnittelijan avuksi ilmestyi viime vuonna päivitetty 4. uudistettu laitos Eija Häyrisen ja Helena Vallon kirjasta "Tapahtuma on tilaisuus". Kirja on ainoa kattava suomenkielinen alan teos.