Mitä hyötyä paremmasta tuotetietojen hallinnasta on yrityksen markkinoinnissa?

Useimmissa yrityksissä myynnissä olevien tuotteiden tietojen hallinnassa on merkittäviä kehittämismahdollisuuksia. Julkaistavan tuotetiedon hallintajärjestelmä, Product Information Management (PIM) avaa useita mahdollisuuksia lisätä myyntiä ja vähentää yrityksen sisäisiä tehottomuuksia markkinointi- ja myyntiprosessin eri vaiheissa.

Tehokkaalla julkaistavan tuotetiedon hallinnalla tarpeellinen ja laadukas tieto on oikeaan aikaan sitä tarvitsevien saatavilla oikeassa paikassa helpottamassa ostopäätöksen tai muun päätöksen tekoa. Muut päätökset voivat olla esimerkiksi huoltoa ja käyttöä koskevia. 

Kaupan myynti- ja jakelukanavat ovat voimakkaassa murroksessa. Kuluttajat hankkivat tuotteita yhä kauempaa kansainvälisistä verkkokaupoista, mutta samoin muuttuvat yritysten hankintakanavat. Ostostavat monipuolistuvat. Osa tuotteista hankitaan paikallisesti marketista, erikoisliikeestä tai paikallisesta tukusta, osa tilataan kauempaa - mikä vain on mukavinta, nopeinta ja edullisinta. A.T. Kearney konsulttitoimiston tutkimus vahvistaa edellä kuvatun käyttäytymismallin.

Valmistajien kannalta monikanavaisuus merkitsee sitä, että palvelukokemukselta ja hinnoittelulta vaaditaan johdonmukaisuutta. Hurja hintaero tai palvelutason kokemus, tai ristiriitaiset tiedot tuotteesta vaikeuttavat ostajan päätöksentekoa hänen vertaillessaan eri tuotteita ja hankintapaikkoja.

"Viheliäinen verkkosivusto ei vahingoita ainoastaan verkossa tapahtuvaa kauppaa; jokainen kosketuspiste kertoo koko yrityksestä", A.T. Kearneyn raportin laatijat toteavat. 

Kosketuspisteiden, eri myyntikanavien ja -medioiden yhdistämisessä PIM-järjestelmä näyttää voimansa. Kustakin tuotteesta on olemassa vain yksi totuus ja ostajille välittyvä tuotetieto on yhdenmukaista joka paikassa ja kanavassa. Yritys saa perustietoon eli Master Dataan sidotun tuotetiedon päivitettyä kaikkiin medioihin ja kanaviin yhdestä järjestelmästä käsin. Tuotetietoa on yksittäisestä tuotteesta edelleen vaihteleva määrä eri käyttötarkoituksiin ja sen esitystapa sovittuu median mukaan, mutta se on aina voimassa olevaa ja virheetöntä.

PIM-mallin tapaa hallita tuotetietoja voi kuvata yhdellä tapaa sipulina.

Sipuli havainnollistaa yhden tuotteen tietorakenteen tiettynä hetkenä. Rakenne on hierarkinen, kerroksinen kuten sipuli, mutta kerrosten määrä ja sisältörakenteet vaihtelevat. Vaihtelu tarkoittaa sitä selvää seikkaa, että tuotteiden fyysinen rakenteet ja fysikaalinen olemus eroaa jopa saman toimialan tuotesalkun tuotteissa  ja vaatii omia tietorakenteitaan. Esimerkiksi sähkötekniikassa ja vesitekniikassa tuotteiden kuvailuun tarvittavat määreet eroavat jo fysikaalisella tasolla toisistaan - ampeereista hydrostaattisen paineen yksiköihin.


Julkaistavan tuotetiedon hallinta olisi vielä varsin yksinkertaista, jos tuotetietojen hallinta tapahtuisi yhden valmistajan tai kaupan omien tuotteiden nimikkeiden, hintojen ja muun myyntimateriaalin hallitsemiseksi.

Hyvin yleinen tilanne on, yhden kauppiaan tai tehtaan organisaation hallussa on usein vain pieni osa tuoterakenteen kannalta merkityksellisestä tiedosta.

Yrityksen jakelussa ja myynnissä olevien tuotteiden valikoimaa kuvaava tuoteluettelo voi rakentua kymmenistä - jopa sadoista eri toimittajien hinnastoista ja tuotetarjonnasta syntyvästä tilannekuvasta. Tilannekuva eli myynnissä olevien tuotteiden valikoima elää verkkokaupan tai myyntijärjestelmän sivuilla jopa tunneittain. Nimikkeitä tulee lisää, poistuu, hinnat muuttuvat, tuotteiden ominaisuudet muuttuvat ja myynnin tukimateriaalit kuten mainokset ja videot uudistuvat.

Järjestelmäintegraatiota tarvitaankin PIM-ratkaisussa sekä yrityksen sisäisten järjestelmien että toimittajien ja jälleenmyyjien järjestelmien suuntaan.