Julkaistavan tuotetiedon hallinta - uutta potkua monikanavaiseen markkinointiin

Sähköinen kaupankäynti on tuonut tukku- ja vähittäiskauppaan koko joukon uusia toiminta- ja ohjausmalleja. Tietojenkäsittelyssä on tapahtunut muutamassa vuodessa voimakas murros. Murroksen myötä asiakasrajapinnassa käytetään yhä enemmän erilaisia itsepalvelujärjestelmiä kuten verkkokauppoja ja tuotetiedot sisältäviä aineistopankkeja hakupalveluineen. Digitalisaation myötä tieto leviää mitä erilaisimpiin kanaviin ja muotoihin - kaikkiin digitaalisesti.

Kaupan ja erityisesti tukkukaupan työvälineeksi monikanavaiseen digitaalisen markkinointiin ja myyntiin ovat nousemassa niin sanotut "julkaistavan tuotetiedon hallintajärjestelmät". Nimitys on johdettu englanninkielisestä termistä Product Information Management eli PIM. Yritysten laitesuunnittelussa, tuotannossa ja huollossa vakiintunut termi "tuotetiedon hallinta", Product Data Management, PDM kattaa useimmissa tapauksissa tuotteen koko elinkaaren hallinnan.

Historiallisesti Product Data Management -järjestelmät ovat kehittyneet tuotteisiin liittyvän teknisen tiedon hallinnan kuten CAD-dokumenttien luomien osatietojen ja komponenttien, nimikkeiden organisoinnista käsin. Product Information Management -järjestelmä taas lähtee liikkeelle siitä, kun myytävä tai markkinoitava tuote on valmis. PIM-järjestelmä auttaa kauppaa, valmistajia ja tukkukauppoja organisoimaan kaiken yrityksen tarjonnassa olevan tuotetiedon päivitykset, hinnastojen tuotannon, tarjousasiakirjojen laadinnan ja tuotetietojen eri medioihin menevän markkinointiaineiston hallinnan ja julkaisun.   

Pelkistetysti näiden kahden järjestelmäkäsitteen PIM:n ja PDM:n kohdealuetta havainnollistaa oheinen kaavio.


PIM-järjestelmän käyttö keskittää markkinoitavien tuotteiden tiedon hallinnan ja käsittelyn yhteen järjestelmään. Julkaistavan tuotetiedon hallintajärjestelmässä käsitellään kaikkia tuotetietoja. Yleensä ERP-järjestelmässä myytävät tuotteet sisältävän vain niukan Master datan, johon PIM-järjestelmässä lisätään kaupallisesti merkityksellisiä tietoja kuten pidempiä tekstikuvauksia, kuvia, asennusoppaita, käyttöohjeita, videoita ja vastaavia.

PIM-järjestelmän työkaluilla rikastettu tuotetieto saadaan muotoiltua automaattisesti eri mediatyyppien vaatimiin muotoihin. Samasta aineistosta saadaan hetkessä verkkokaupan vaatima html ja html5-koodi ja painetuissa luetteloissa vaadittava Adobe Indesign-taittoohjelman ymmärtämä XML-muotoinen sivuaineisto.

Kaavio Hypermedia Oy:n Invite PIM -järjestelmän toiminnoista.