Yhteystietojen siivoaminen Googlen taulukkolaskennassa

Googlen taulukkolaskenta on kehittynyt hurjaa vauhtia. Itsekin luulin vielä jokin aika sitten, että sähköpostiosoitteiden tietojen muokkaus asiakashallintajärjestelmän (CRM) vaatimaan muotoon vaatii Excelin käyttöä. En luule enää, tarvittava muokkaus voidaan tehdä mainiosti Googlen taulukkolaskennassa.

Työ, johon ennen käytin Exceliä meni seuraavasti. Oli joukko sähköpostiosoitteita, joista haluttiin poimia ilman uudelleen kirjoittamista etunimi ja sukunimi omiin sarakkeisiin - ja luonnollisesti kirjoittaa etunimi alkamaan isolla kirjaimella, samoin sukunimi. Tein siis muutoksen, jossa ville.virtanen@firma.fi muuttui muotoon Ville Virtanen, siten että sanat olivat omissa sarakkeissaan ja sähköpostiosoite toki tallella. Excelistä löytyy tähän työkalut. Näin muokattu tieto oli helppo siirtää oikeisiin kenttiin asiakaskontaktit sisältävään järjestelmään ja hyödyntää tehokkaasti esimerkiksi Mailchimp-sähköpostitusohjelmassa.

Nämä temput eli muunnokset voidaan helposti tehdä Googlen uudessa taulukkolaskennassa ilman Excelin välineitä.

Muutos käy Google Drivessa taulukkolaskennassa kahdella funktiolla, loput toimet jotka taulukon muokkauksessa tarvitaan, jokainen taulukkolaskentaan hieman perehtynyt osaa varmaan muutenkin. Funktioiden käytössä on luonnollisesti mieltä vasta, kun muunnettavia tietoja on useampia, pari nimeä syöttää ja muuttaa oikeaan muotoon käsinkin. Eli seuraavia toimintoja kannattaa käyttää sarakkeittain, esimerkissä on esitelty vain perusajatus muunnoksesta.

Tärkeintä on käyttää SPLIT JA PROPER-funktioita. SPLIT-funktiolla ja tarvittavilla merkkivalinnoissa solun (solujen) sisältämät tekstit erotetaan pisteen, välimerkin tai välilyönnin kohdalta omiksi sarakkeiksi. PROPER-funktiolla pienet alkukirjaimet muuttuvat isoiksi. Ohessa kaksi esimerkkiä sähköpostiosoitteen tietojen "jatkojalostamisesta".

Sähköpostiosoitteen pilkkominen SPLIT-funktiolla:

=SPLIT(A1;".@")
Sähköpostiosoitteesta poimitun nimen kirjoittaminen oikealla tavalla eli isolla kirjaimella PROPER-funktiolla:



Googlen taulukkolaskennassa on dynaaminen suomenkielinen avustustoiminto, joka aktivoituu kun alkaa kirjoittaa =merkin jälkeistä funktion nimeä, funktioista on myös selkeä lisäopastus Googlen sivuilla - tosin englanniksi ja muilla isoilla kielillä kuten saksaksi.