Tiedostojen hallinta sujuu yrityksessä helpommin Google Appsien avulla

Tavanomaisessa lähiverkosta ja Windows-palvelimista koostuvassa työskentely-ympäristössä tiedostojen jakaminen ja oikean asiakirjaversion etsiminen on aika usein tuskaista - vai mitä?

Täysin uutta kulttuuria Google Appsit edustavat tiedostojen hallinnan ja jakamisen lähestymistavasssa. Kirjoittajan mielestä yrityksen tiedostojen kuten toimistoasiakirjojen hallinta on Google Apps -ympäristössä ei puolta, vaan monta kertaluokkaa kertaa helpompaa ja tehokkaampaa kuin perinteisessä Windows-palvelinratkaisussa! 

Google Appsit ovat suomalaisissa yrityksissä ja muissa organisaatioissa vielä melkoisen tuntematon tapa hallita asiakirjoja pilvessä. Monelle tietohallinnon ammattilaiselle tulee ensimmäisenä mieleen sana "riski" tai ajatus, että Googlen pilvitekniikka on kypsää ainoastaan yksityiskäyttöön. Google voi omasta puolestaan todistaa Google Appsien tietoturvan. Se on joka tapauksessa vähintäänkin paremmalla tolalla kuin useimpien tietoturvastaan huolehtivien yritysten omien palvelinten ja verkon suojaukset.

Jos lähdetään siitä, että Google Apps on monipuolinen työkalu, niin suurimpia etuja koko organisaatiolle tuo sen älykäs tapa hallita tiedostoja.
Asiakirjat ovat Google Driven ansiosta aina käytettävissä kaikkialla. 

Intranet, joka rakentuu Google Apps -pohjalle, on monen peruskäyttäjän mielestä helpompi ymmärtää ja käyttää kuin Microsoftin Sharepoint -ratkaisu tai perinteinen jaettu Windows-hakemisto. 

Tässä muutama syy ja esimerkki, mihin helpompi tiedostojen hallinta perustuu:

1. Pilvessä Google Docs -ympäristössä laaditut tekstiasiakirjat, taulukkolaskelmat ja muut tiedostot kuten esitykset ovat nopeammin luotavissa ja yksinkertaisemmin jopa tallennettavissa kuin paikalliset PC:llä laaditut Office-asiakirjat. Siinä ajassa kun Windowsissa odottaa että Word tai Excel käynnistyvät, on Docs-pilvessä jo täydessä työn touhussa uuden dokumentin kanssa.

Yhdistelmä Chrome-selain ja Google Docs on nopea. Itselle, joka on käyttänyt tietokoneita vuodesta 1978 lähtien, suurin mullistus on ollut tallentamisen helppous ja tiedostojen varmistusten automaatio. Kun teet tiedostoa, sinun ei juuri koskaan tarvitse painaa tallenna -nappulaa. Google Docs tallentaa tekemäsi muutokset automaattisesti aina muutaman sekunnin välein, joten jos tulee verkko- tai virtakatkos, kaikki mitä olet kirjoittanut, on tallessa. Kun on painanut tietokoneella tallenna-nappulaa ahkerasti 35 vuoden ajan aina toimiston asiakirjoja laatiessa, kuten allekirjoittanut, eikä tuota Ctrl-S näppäilyä tai vastaavaa enää tarvitse tehdä - mikä vapaus.

2. Tiedostojen jakaminen helposti ja samalla turvallisesti, oli yksi ratkaiseva syy, miksi me Hypermedia Oy:ssä perusteellisten selvitysten ja kokeiluiden jälkeen päädyimme tekemään Google Drive / Google Apps -ympäristöstä toimistomme perustyökalun.

Tiedostojen jakaminen, muokkaus- ja lukuoikeuksien hallinta on Google Appseissa toteutettu niin järkevästi, että jokainen ei-atk ammattilainenkin ymmärtää jakamisen käytännön "alta aikayksikön". Sama käyttöoikeuksien hallinnan oivaltavuus koskee pääkäyttäjää, jonka ei tarvitse suorittaa insinööritutkintoa pelkästään pystyäkseen hallitsemaan organisaatiotasolla tiedostojen luku- ja kirjoitusoikeuksia ja mobiililaitteisiin liittyviä käyttöoikeusasioita.

Tämän väittämän voi testata itsekin ottamalla yrityksestä pari henkilöä, jotka eivät ole perehtyneet sen kummemmin mihinkään järjestelmäympäristöön. Aseta heille haasteeksi jakaa tietyt asiakirjat Windows-palvelimella ja samat asiakirjat Google Drive -ympäristössä ja ota aika, mikä tehtävän suorittamiseen menee. Tämä homma on yleensä Windowsissa niin hankala peruskäyttäjälle, että hän päätyy tiedostojen lähettämiseen sähköpostissa niiden käyttöoikeuksien jakamisen sijaan.

3. Oikeiden tiedostojen hakeminen ja löytäminen tuhansien asiakirjojen joukosta on Googlen pilvessä hyvin nopeaa. Googlen kuuluisa hakukone on nopea myös yrityksen ja henkilökohtaisten asiakirjojen hakijana. Vasteajat ovat sekunnin murto-osia kun PC-koneella tai palvelimella Microsoftin haku raksuttaa, raksuttaa, raksuttaa - vaikka tekniikkaslangilla kuvaten PC:n ja palvelimen indeksi olisi kunnossa. Sähköpostissa Gmailissa on myös haku, ja samalla haulla kun etsii sähköpostista, saa vastauksen asiaan mahdollisesti liittyvästi asiakirjoistakin Google Drive -pilvestä.

4. Google Drive pilveen voi tallentaa hallintaa ja hakua varten mitä tahansa tiedostoja. Olemme yrityksessämme ajaneet pilveen kaikki  Microsoftin Officella tehdyt asiakirjat, tuhansia ja tuhansia pdf-tiedostoja, tietokantojen varmuuskopioita jne.. Office- ja pdf-tiedostot ovat täystekstihakuna haettavissa samalla helppoudella kuin Googlen omat tiedostomuodot.

5. Google Docsien kansiot ovat virtuaalisia, mikä tekee niiden käytöstä monipuolisempaa kuin Windowsin tiedostonhallinta. Sama tiedosto voi olla useassa eri kansiossa näkyvissä , mutta kuitenkin aidosti vain yhtenä tiedostoversiona, jota on helppo muokata ja päivittää. Google Docseissa voit jopa antaa kansioille eri värit ja tiedostoille metatietoja, jos vapaasanahaku ei riitä. Kollegasi voi perustaa tiedostolle oman kansion, josta se löytyy jaetun kansion lisäksi.

Vinkki, jos olet jo Google Docs -käyttäjä, etkä ole aiemmin kokeillut jakaa samaa tiedostoa useampaan kansioon: Painat vain Ctrl-nappulan alas kun siirrät tiedoston Google Docsissa uuteen kansioon, siitä syntyy virtuaalikopio toiseen kansioon. Näin tiedosto on hetkessä näkyvillä kahdessa eri nimisessä kansiossa. 

6. Tiedostojen kuten tekstidokumenttien tai taulukkolaskelmien laatiminen tiimityönä on Google Appseissa helppoa. Jos tekstidokumentin perustaja on päättänyt antaa muokkausoikeuksia asiakirjaan myös kollegoilleen, voi samaa asiakirjaa samanaikaisesti työstää useampi kirjoittaja ja kaikki näkevät reaaliaikaisesti muutokset ja kommentit.

7. Google Drive on vielä oma lukunsa. Se huolehtii siitä, että samat asiakirjat ovat käytettävissäsi ajantasaisina versioina kotona, työpaikalla, matkoilla kaikilla käyttämilläsi laitteilla - iPad, Android-älypuhelin, toimiston pöytäkone, kotona oleva sylikone - kaikki tieto, kaikki tekstidokumentit ja esitykset ovat aina hetkessä luettavissa ja käsiteltävissä. Muistitikut, goodbye. 

Tässä päällimmäisiä ajatuksia. Jos yrityksessänne tai oppilaitoksessa ei näitä Google Apps -juttuja ole vielä kokeiltu, niin suosittelen kokeilua hyvin lämpimästi. Siis jos haluaa tehdä tulevista työpäivistään helpompia ja tehokkaampia. Kukapa ei haluaisi? Oppimiskynnys Google Apps -ympäristöön on pieni . Taloudellisista eduista olenkin kertonut jo aiemmin.