Onko Google Apps todella vaihtoehto Microsoft Officelle?

Microsoft Office tuotiin markkinoille elokuun 1. päivä 1989. Tuoteperhe on ylivoimainen markkinajohtaja toimiston tuottavuusohjelmissa. Word, Excel, PowerPoint ja Outlook ovat paitsi työkaluja, käsitteitä, jotka tunnetaan lähes kaikissa suomalaisissa yrityksissä, kouluissa ja lukemattomissa kodeissa. Neljännesvuosisata myöhemmin yhtiön huipputuotteen asema horjuu ensimmäisen kerran.

Monessa yrityksessä on alettu kysyä, onko Officen lisensiointi tai uuden Office365 -pilvipalvelun hankinta edelleen hintansa arvoista. Näin etenkin nyt, kun Google Apps for Business on ominaisuuksiltaan kasvanut täysimittaiseksi ja Officea edulliseksi toimistoratkaisuksi, joka myös tekniikaltaan on vakuuttavaa Google-tasoa.

Google Appsit ovat laskentatavasta ja vaihtoehdosta riippuen osapuilleen 50 - 110 % edullisempia kuin Microsoftin Office -ratkaisut. Käytännössä hintaero on tuntuva - varsinkin kun kummankin kohdalla laatu on kunnossa.

Toki ratkaisujen vertailu on omalla tavallaan hankalaa. Käytännössä Google Apps on puhdas internet-pohjainen pilviohjelmisto, kun taas Microsoftin Office365 on pilviohjelmisto, joka hyvin toimiakseen vaatii kumppanikseen selaimen lisäksi yksittäisiin PC-koneisiin asennettavan Office-ohjelmiston. Google Apps vaatii toimiakseen vain selaimen. Mutta puhutaan rahasta.

Office-paketin yhdelle käyttäjälle saa ostettua esimerkiksi Software Explosion Oy:n verkkokaupasta blogin kirjoituspäivänä 16.5.2013 hinnalla 482,36 euroa. Google Apps pilvitoimistopaketin saa vuodeksi yhdelle käyttäjälle käyttöön 40 eurolla. Jos ajattelee, että Office-pakettia käyttää ilman maksullisia päivityksiä viiden vuoden ajan, tulee vuosihinnaksi Microsoftin ratkaisulle 96,47 euroa. Hintaero, eli säästöä kertyy Google Appsit hankkimalla 56,47 euroa / käyttäjä / vuosi. Ja toisaalta, voi vain kuvitella, miten pitkällä tekniikassa Google Appsit ovat viiden vuoden kuluttua...

Viiden hengen toimistossa viidessä vuodessa Google Appsin tuomat säästöt ovat yksinkertaisella matematiikalla (ilman talousmatematiikan korko ym. hienouksia) 1411,75 euroa. Tuolla säästöllä ostaa vaikka muutaman hyvän tablet-tietokoneen tai pari älypuhelinta. Isosta säästöstä eli työajan säästöistä hieman myöhemmin.

Pienrityksessä ohjelmistopaketin ostolle vaihtoehtona on Microsoftin uusi pilviohjelmisto Office365, josta on erikokoisille yrityksille hinnoiteltu omia ohjelmistokokonaisuuksia. Office365 on muutenkin paremmin vertailukelpoinen Google Appsien kanssa.

Microsoftilla on tarjota edullisimpana vaihtoehtona Office 365 Small Business -paketti vuosihintaan 49,20 euroa / käyttäjä. Hinta on hämäävän lähellä Google Appsien hintaa - mutta laatuero on huima Googlen eduksi. Tuolla hinnalla ei saa likikään niitä palveluita, joita perinteisestä Office-paketista löytyy tai Googlen Apps -pilvestä.

Jotta Office-paketin hankkija voisi olla samalla viivalla toimisto-ohjelmien käyttökokemuksen kanssa, hänen on todella syytä valita Microsoftin itsensäkin  suosittelemaa ratkaisua eli Office 365 Small Business Premium -paketti. Tuon paketin hinta on 124,80 euroa / käyttäjä / vuosi. Tuolla rahalla Google Apps for Business -palvelun hankkii jo kolmelle käyttäjälle!

Entä sitten laatu ja tietoturva? Jokin selitys tuolle hintaerolle täytyy olla? Molemmilla yrityksillä on varmaan omat perusteensa hinnoittelulle. Yksi olettamus itsellä on, että haastajan eli Googlen on pakko olla edullisempi ollakseen kiinnostava vaihtoehto. Ja siinä yhtiö on onnistunut.

Ostajan kannalta Office-paketti tuossa 124,80 euron laajuudessa on varmasti kattava ja monipuolinen. Se on samalla myös selvästi työläämpi ottaa käyttöön ja hallita kuin Googlen ratkaisu. Tämän lausun  näin henkilökohtaisten kokemusten ja käyttötestien perusteella molemmista ohjelmistoratkaisuista.

Vaaka kallistuu Google Appsien suuntaan

Paitsi hinta, niin myös ominaisuuksissa oma vaakani on kallistunut Googlen suuntaan. Tavanomaisessa toimistokäytössä Google Appsien avulla voidaan hoitaa valtaosa toimistotöistä vähintään yhtä hyvin kuin Office-ratkaisun avulla.

Tiivistetysti: Google Appsit ovat pilviohjelmistona "raikkaampi", helppokäyttöisempi ja nopeampi vaihtoehto kuin Office. Google Appsien sähköposti on Gmail, jonka saa luonnollisesti yrityksen omalla @yritys.fi tms. päätteellä. Gmail on erinomainen viestinnän työkalu, samoin Googlen pilvessä olevat asiakirjat (Drive) ja kalenteritoiminnot. Tekstinkäsittely, esitysgrafiikka, taulukkolaskenta, kaikki pelaavat Google Appseissa ja ovat mitä helpoimmin myös tiimityössä käytettävissä.

Suurin taloudellinen hyöty Google Appseista tulee itse asiassa alentuneina tietohallinnon kuluina. Ne voivat nousta huomattavan suuriksi kertyneenä työajan säästönä.

Tietohallinnon vaatimaa työaikaa jää järkevämpiin asioihin. Postipalvelimen käyttötekniikan hallinta on Googlen työkenttää, itse laitteen eli oman postipalvelimen voi pistää yrityksen tiloista eläkkeelle, roskapostit pysyvät poissa ja tietoturvaan eri tarvitse erikseen investoida. Lisäksi käyttöoikeuksien hallinta on nopeampaa ja helpompaa Googlen pilviympäristössä, kuin mitä se on Windows-ympäristössä. Pilvisoftassa ei ohjelmistopäivityksistä tarvitse huolehtia, ohjelmat päivitetään keskitetysti. Käyttäjällä on aina automaattisesti uusin ja paras versio käytettävissään ilman odottelua tai erillisiä päivitysten hakuja.

Toimisto-ohjelmien maailma on pilvilaskennan myötä muuttunut historiallisen paljon. Toimisto-ohjelmien kuningas tai kuningatar on saanut Google Appseista aidon haastajan, joka on otettu käyttöön jo viidessä miljoonassa yrityksessä. Oppilaitospuolella ero Appsien hyväksi on vielä murskaavampi. Google Apps for Education, joka on täysin suomenkielinen softa, ei maksa euroakaan.

Ohjelmistojen hintaero on yksi tekijä. Microsoft Office ja Office365 ovat hienoja tuotteita, joissa on ominaisuuksia vaikka toisille jakaa. Mutta kannattaako niistä maksaa niin paljon? Ehkä, ehkä ei. Toinen ratkaisu kattaa miltei kaikki mahdolliset tarpeet, toinen yleisimmät.

Onko Google Apps siis todella vaihtoehto Microsoft Officelle? Oma vastaukseni: Kyllä on. Mitä mieltä itse olet? - Blogipalsta on avoin kommenteille.

Tässä kilpailijat:
http://www.google.com/enterprise/apps/business/
http://office.microsoft.com/fi-fi/