Mihin yritys tarvitsee Google Appseja kun Gmailin käyttö on ilmaista

Googlen tuotevalikoima erilaisia hyötysovelluksia, joita voi käyttää maksutta netissä, on lähestulkoon valtaisa. Samoja tuotteita saa myös maksullisena Google Apps for Business -palveluna.

Moni ihmetteleekin edelleen, miksi maksuton Gmail ja Google Drive -palvelu pitäisi vaihtaa maksulliseen palveluun - olkoonkin, että Google Appseissa kyseessä on hyvin edullinen pilvipalvelu? Edullinen tarkoittaa, että palvelu maksaa alle 4 euroa kuukaudessa vuoden sopimuksella, vuosi 40 euroa / käyttäjä.

Tiivis vastaus on, että vaikka yksittäiset palvelut ovat monessa tapauksessa samoja, on ero yksittäisten sovellusten ja Google Appsin välillä kuin rykelmällä omakotitaloja ja kaupungilla, jolla on oma kaupunkijohtaja ja valtuusto. Ryhmä omakotitaloja ovat irralliset Google sovellukset, joihin liittyy yksi yhdistävä Google-tili. Kaupunki tarkoittaa Google Apps for Business -palvelua, jossa henkilökunnan käyttämiä sähköposteja ja muita Google-sovelluksia johdetaan hallitusti yrityksen omin pelisäännöin.

  1. Päättelysääntö yksi on, että jos olet yksityishenkilö tai yksin yrittävä, joka ei tarvitse tai käytä omaa domain-nimeä, jolla sähköposti erottuu ja kotisivut näkyvät asiakkaisiin päin, maksuttomat Google-tuotteet ovat sinua varten.
  2. Päättelysääntö kaksi on kysymys, tarvitsetko pilvipalveluita yrityksen tarpeisiin?
  3. Päättelysääntö kolme on, tarvitsetko pilvipalveluita oppilaitoksen tarpeisiin?

Yritys, joka haluaa käyttää Googlen tuotteita mielekkäällä tavalla tiimin tai koko organisaation kesken, tarvitsee maksullisen Google Apps for Business -ratkaisun. Muut lähestymistavat ovat mielestäni monella tapaa arvelluttavia - toimiakseen tehokkaasti yritys tarvitsee aina yhtenäisen sähköposti- ja viestintäympäristön, hallitun tavan asiakirjojen jakamiseen, yhteiset jaetut kalenterit, koordinoidut tavat työryhmien viestintään jne. Google Apps on suunniteltu tähän tarkoitukseen, sillä pystytään tietoturva varmistamaan jopa yksittäisen älypuhelimen käyttöoikeuksien tarkkuudella.

Googlen tukisivu kuvaa hyvin, milloin tarvitset Google Apps for Business -palvelun.

Jälleen tiivistetysti sanoen kyse on siitä, että organisaatio saa oman pilvessä olevan verkkopalvelukokonaisuuden, jossa yritys pystyy itse hallitsemaan kuka käyttää mitäkin toimintoja ja miten. Sähköpostiin ja verkko-osoitteisiin saa firman oman domain-nimen: siis @yritys.fi @firma.com jne.

Maksullisessa Google Apps for Business -versiossa on lisäksi reilusti enemmän levytilaa (25 GB), käytettävyystakuu jne. - ja luonnollisesti mainokset puuttuvat maksullisesta ympäristöstä.

Oppilaitoksen kannattaa hankkia Google-palvelunsa keskitetysti. Siitä on paljon etuja, ja mikä oppilaitokselle parasta, Google Apps for Education on maksuton!